Facilitazione

La facilitazione permette di guidare persone e team verso obiettivi concordati.

Traduzione dell’articolo originale in inglese sul sito scrum.org.

Che cos’è la facilitazione?

La facilitazione può essere utilizzata per condurre le persone verso obiettivi concordati in modo da incoraggiare la partecipazione, l’appropriazione e la creatività di tutti i soggetti coinvolti. Una sessione ben facilitata può sbloccare l’intelligenza collettiva e svolgere un ruolo importante nel fornire opportunità di progresso e successo alle persone. Una buona facilitazione consente la trasparenza e la collaborazione, crea sinergie e porta al raggiungimento di un obiettivo collettivo.

Un facilitatore svolge un ruolo importante nell’aiutare le persone a comprendere e a raggiungere gli obiettivi condivisi. Lo fa rimanendo neutrale e imparziale. I facilitatori creano un ambiente partecipativo e propositivo in cui le persone si sentono sicure di impegnarsi, imparare e collaborare. Incoraggiano le persone a esplorare prospettive diverse, a sfruttare la diversità e a far leva sulla saggezza collettiva.

Principi di facilitazione

I Valori di Scrum sono il cuore di un Team Scrum professionale e lo guidano nel lavoro, nelle azioni e nel comportamento. I valori di Scrum sono complementari ai principi di facilitazione: partecipativo, sano, trasparente, processo e finalità. Il richiamo a questi principi fondamentali può aiutare i facilitatori a lavorare con i team per raggiungere gli obiettivi in modo collaborativo in diverse situazioni. Questi principi possono anche aiutare i facilitatori a decidere quali abilità e tecniche di facilitazione possono essere appropriate e utili. Questo vale non solo quando si crea un ambiente energico in cui tutto il team è impegnato e concentrato sul raggiungimento dell’obiettivo, ma anche quando le interazioni non vanno come previsto.

Partecipativo – Il fulcro di una facilitazione efficace è la piena partecipazione e l’impegno, che consente di condividere la responsabilità in un team.

Sano – Un ambiente sicuro significa creare uno spazio sano in cui le persone si sentano al sicuro nel sollevare differenze e persino prospettive contrastanti, imparando rispettosamente gli uni dagli altri.

Trasparente – La trasparenza esiste solo quando c’è una comprensione condivisa.

Processo – La facilitazione deve consentire a un team di progredire verso l’obiettivo desiderato dell’interazione in un modo che sia collaborativo, inclusivo e che faccia leva su prospettive diverse.

Finalità – Le sessioni ben gestite devono avere un obiettivo chiaro con il quale tutti sono allineati e per il quale lavorano.

Competenze e caratteristiche di un facilitatore

I facilitatori possono provenire da diversi contesti e avere diversi livelli di esperienza. I grandi facilitatori, tuttavia, dimostrano le seguenti abilità e caratteristiche:

Ascolto attivo: un facilitatore ha la capacità di ascoltare attivamente e di concentrarsi completamente su ciò che viene detto e su ciò che non viene detto. Dal’esempio, ispirando i partecipanti a esprimersi pienamente e ad impegnarsi nell’ascolto attivo quando gli altri parlano.

Incoraggiare la curiosità: un facilitatore incoraggia la curiosità e i diversi punti di vista. È abile nel porre “powerful questions”, spesso aperte, per stimolare la riflessione e la discussione.

Risolvere i problemi: un facilitatore è abile nell’applicare tecniche di problem solving di gruppo. Può aiutare il gruppo a definire un problema, a riformularlo in una chiara dichiarazione del problema e a incoraggiare il gruppo a considerare una serie di soluzioni al problema.

Risolvere i conflitti: un facilitatore riconosce che il conflitto tra i membri del gruppo è naturale e, purché espresso in modo appropriato, non deve essere soppresso. Il conflitto deve essere previsto e affrontato in modo costruttivo e rispettoso.

Utilizzo di uno stile partecipativo: un facilitatore incoraggia tutti i partecipanti a impegnarsi attivamente e a contribuire alle attività e alle discussioni, a seconda del loro livello di comfort individuale. Ciò comporta la creazione di un’atmosfera sicura e confortevole, in cui i membri del gruppo siano disposti a condividere i loro pensieri e le loro idee.

Incoraggiare l’apertura: il facilitatore incoraggia il gruppo ad aprirsi alle idee, ai suggerimenti e alle prospettive degli altri.

Empatia e compassione: il facilitatore è comprensivo, consapevole e rispettoso dei sentimenti, delle prospettive o delle azioni degli altri.

Dimostrare leadership: il facilitatore guida un gruppo di persone a raggiungere gli obiettivi collettivi.

Costruire il consenso: il facilitatore è abile nell’aiutare i gruppi a raggiungere un accordo generale.

Gestire il tempo in modo efficace: un facilitatore mantiene la rotta pur consentendo la flessibilità. Si concentra sul raggiungimento dei risultati in un arco di tempo piuttosto che su un’agenda rigida. Una gestione del tempo troppo restrittiva può soffocare conversazioni e riflessioni valide e mirate, mentre una mancanza di gestione del tempo può limitare la concentrazione e i progressi.

Definizione degli obiettivi: un facilitatore comunica lo scopo di una riunione in modo chiaro e conciso. Questo può avvenire definendo un obiettivo generale forte (spesso in collaborazione con il team) invece di concentrarsi su un ordine del giorno rigido.

Comunicare in modo adeguato: il facilitatore comunica in modo efficace, utilizzando un linguaggio chiaro e conciso.

Essere organizzato: la facilitazione non inizia o finisce con l’atto di facilitare un gruppo di persone. Comprende la preparazione e il follow-up delle decisioni prese.

Perché la facilitazione è utile ai team Scrum?

Una comunicazione aperta e rispettosa aiuterà uno Scrum Team a prosperare come team autogestito. Mentre i membri di un team Scrum dovrebbero parlarsi ogni volta che ne hanno bisogno, Scrum assicura punti di comunicazione per il team negli eventi Scrum. Ogni evento ha uno scopo specifico e il team trae vantaggio dall’avere questi eventi facilitati con il risultato desiderato in mente.

Qualsiasi persona del team Scrum può facilitare gli eventi Scrum. Ad esempio, lo Sprint Planning è più efficace ed esplorativo quando qualcuno del team, in qualità di facilitatore oggettivo, sa come inquadrare i problemi per capire in che modo gli elementi del Product Backlog possono essere utili per i clienti. Un Developer può essere la persona ideale per farlo, data la sua familiarità con il prodotto.

Spesso gli eventi Scrum non vanno come previsto. Una buona e leggera facilitazione può aiutare i team Scrum a rimettersi in carreggiata. Per esempio, se lo Scrum Master osserva che il team utilizza continuamente il Daily Scrum come uno status update (reporting al manager) invece che come un’ispezione dei progressi verso lo Sprint Goal, allora lo Scrum Master può aiutare i membri del team a concentrarsi ricordando loro lo scopo dell’evento. Questo incoraggerà i membri del team a spostare la loro attenzione dai task al modo in cui possono collaborare per raggiungere lo Sprint Goal.

Assumere un ruolo di facilitatore è prezioso anche per il Product Owner, soprattutto durante la Sprint Review, quando lo Scrum Team e gli stakeholder verificano i progressi verso il Product Goal, raccolgono il feedback degli stakeholder e adattano il Product Backlog di conseguenza. Se ben fatto, il Product Owner e i Developers possono imparare e ascoltare le diverse opinioni degli stakeholder. Se non lo si fa bene, il Product Owner rischia di ancorare o limitare le informazioni raccolte, riducendo l’efficacia della Sprint Review.

Per saperne di più sulle tecniche di facilitazione degli eventi Scrum

Imparare a facilitare prospettive diverse nei team Scrum

Esplora altri blog e risorse sulla facilitazione da Scrum.org

Altre risorse sulla facilitazione

Ecco altre risorse sulle tecniche di facilitazione e per aiutarvi a sviluppare l’abilità della facilitazione:

  • Associazione Internazionale dei Facilitatori – L’Associazione Internazionale dei Facilitatori (IAF) è un’organizzazione partecipativa internazionale che fornisce accreditamento, comunità e formazione sul potere della facilitazione.
  • The Grove – facilitazione e facilitazione grafica dal 1977
  • Digital Facilitation – il blog di Rachel Smith, eccellente prof di facilitazione grafica digitale
  • Liberating Structures – le Liberating Structures sono microstrutture che migliorano il coordinamento relazionale e favoriscono la partecipazione vivace nei gruppi, rendendo possibile l’inclusione di tutti.
  • Tasty Cupcakes – un sito web gestito dalla comunità con diversi giochi, tecniche e approcci per la facilitazione.
  • Training from the Back of the Room – Formazione basata sui principi della scienza del cervello
  • Bikablo – Visualizzare il dialogo e il pensiero
  • SeriousWork – Tecniche di facilitazione per l’apprendimento basato sulla pratica

Formazione professionale sulle competenze di facilitazione Scrum

Professional Scrum Facilitation Skills
Professional Scrum Facilitation Skills

In questo corso di formazione, i partecipanti impareranno a diventare migliori facilitatori per migliorare le interazioni nello Scrum Team, gli stakeholder e i clienti. Si concentreranno su come adottare la facilitazione come atteggiamento e come attivare i valori di Scrum. Gli studenti affronteranno una serie di scenari comuni legati a Scrum applicando diverse tecniche di facilitazione che potranno aggiungere alla loro collezione di pratiche agili. Creeranno e lasceranno il proprio “piano” di facilitazione per migliorare la prossima discussione di gruppo o il prossimo evento Scrum.

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