Categoria: Facilitazione

Traduzione dell’articolo originale pubblicato sul sito Scrum.org.

Scrum prescrive eventi per creare regolarità e trasparenza e ridurre al minimo la necessità di altre riunioni. Gli eventi Scrum sono: Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospective e Sprint. Spesso gli eventi Scrum non vanno come previsto. Una buona e leggera facilitazione può aiutare i team Scrum a rimettersi in carreggiata.

Senza una buona facilitazione, gli eventi Scrum possono trasformarsi in riunioni inefficaci:

• Lo scopo degli eventi può non essere raggiunto
• Potrebbero esserci continue interruzioni mentre si parla, oppure persone che non osano esprimersi
• Potremmo sentire sempre le stesse poche voci e perdere l’opinione degli altri
• Gli eventi potrebbero protrarsi oltre i tempi previsti senza creare concretezza
• Si possono perdere le opportunità di collaborare e di progredire verso i risultati desiderati

Questo elenco evidenzia lo scopo degli eventi Scrum, un’indicazione di dove il facilitatore dell’evento dovrebbe concentrarsi e alcuni esempi di tecniche di facilitazione che possono aiutare a guidare un team verso risultati di successo.

Daily Scrum

Scopo dell’evento: i Developers verificano i progressi verso lo Sprint Goal. L’output del Daily Scrum è un piano per la giornata lavorativa successiva.

Focus del facilitatore: creare un’atmosfera in cui il team si concentri sulla qualità, sull’impegno (Sprint Goal) e sulla risoluzione degli impedimenti. Evitare gli “status update”, perché corrispondono a informazione unidirezionale dal lavoratore al manager. Osservare e porre domande quando necessario. Assicurare che il team si concentri sullo Sprint Goal.

Video – Come facilitare il Daily Scrum

Esistono molti modi per facilitare il Daily Scrum. In questa introduzione alla facilitazione di un Daily Scrum, imparerete tre tecniche diverse, con i vantaggi e le sfide di ciascuna. Il team può sperimentarle secondo le proprie necessità e scegliere il metodo che meglio lo aiuta a concentrarsi sui progressi verso lo Sprint Goal, producendo al contempo un piano attuabile per il giorno di lavoro successivo.

Esempi di tecniche di facilitazione:

• Vuoi aumentare l’attenzione allo Sprint Goal durante il Daily Scrum?
  • Provate a usare le “powerful questions”:
    • How to use powerful questions virtually
    • Daniel Stillman: Designing Powerful Questions to help you Coach, Create, Connect and Lead
• Vuoi evitare che il Daily Scrum si trasformi in uno “Status Update”? 
  • Try a Daily Scrum format that emphasizes the focus on the Sprint Goal  
• Il team sta entrando troppo nei dettagli durante il Daily Scrum? 
  • Provate a introdurre ELMO (Enough, L’êtes Move On). – I partecipanti dicono “Elmo” o tengono in mano un pupazzo di Elmo per incoraggiare il gruppo a sospendere la discussione in corso e passare all’argomento successivo.

Sprint Planning

Scopo dell’evento: inizia lo Sprint definendo il lavoro da svolgere per lo Sprint. L’output è uno Sprint Backlog (Sprint Goal + Product Backlog Item selezionati + Piano per realizzarli).

Focus del facilitatore: creare un ambiente collaborativo e trasparente con un obiettivo chiaro. Mantenere il team focalizzato sullo Sprint Goal.

Video – come facilitare lo Sprint Planning

In questo video di introduzione alla facilitazione dello Sprint Planning, imparerete come e quando utilizzare tecniche di facilitazione come il voto romano, la visualizzazione e le “powerful questions”, in modo che il team possa lasciare l’evento con uno Sprint Goal che persegua il Product Goal e un piano iniziale per lo Sprint.

Esempi di tecniche di facilitazione:

• Hai problemi a creare buoni Sprint Goal? 
  • Prova ad usare “powerful questions” per creare Sprint Goal migliori.
     
• Cerchi una struttura leggera per mantenere lo Sprint Planning efficace?
  • Prova il formato a tre argomenti
  • Cinque cose da fare e da non fare nello Sprint Planning

Sprint Review

Scopo dell’evento: ispezionare l’incremento, attraverso il feedback e l’adattamento del Product Backlog, se necessario.

Focus del facilitatore: creare un ambiente coinvolgente, energico e partecipativo. Incoraggiare l’ascolto piuttosto che la reazione. Empatizzare, ascoltare attivamente e costruire una sinergia tra il team Scrum, gli sponsor e gli stakeholder.

Video – come facilitare la Sprint Review

In questa introduzione alla facilitazione di una Sprint Review, imparerete una tecnica di facilitazione che può aiutarvi a trasformare la Sprint Review in una sessione più coinvolgente e collaborativa, in modo da poter raccogliere feedback preziosi dagli stakeholder per determinare i futuri adattamenti del vostro prodotto.

Esempi di tecniche di facilitazione:

• Hai problemi a coinvolgere gli stakeholder e gli utenti durante la Sprint Review?
  • Incoraggiare le persone a interagire con il prodotto
  • Prova il formato Sprint Review Bazaar
  • Prova il World Café Sprint Review
  • Prova 1-2-4-All in Sprint Review

Sprint Retrospective

Scopo dell’evento: lo Scrum Team esamina come è andato l’ultimo Sprint; individui, interazioni, processo, strumenti e definizione di Done. Output: lo Scrum Team si adatta identificando i cambiamenti più utili per migliorare la propria efficacia.

Focus del facilitatore: creare un’atmosfera sicura in cui tutti i membri del team si sentano aperti a partecipare. Ascoltare attivamente ciò che viene detto e ciò che non viene detto. Aprire la parola ai diversi punti di vista. Costruire il consenso e definire chiaramente i passi successivi.

Video – Come facilitare la Sprint Retrospective

In questo video Introduzione alla facilitazione della Sprint Retrospective, imparerete passo dopo passo come guidare il vostro team attraverso una Sprint Retrospective con tecniche quali la Prima Direttiva, il Gioco della perfezione, il Dot Voting e la Affinity Mapping, in modo che il vostro team possa lasciare l‘evento con idee su come migliorare.

Esempi di tecniche di facilitazione:

• Vuoi creare un ambiente sicuro e mettere il team sulla stessa lunghezza d’onda? 
  • Prova a creare un accordo di squadra in modo collaborativo
  • Aumenta la collaborazione tra i team creando empatia con gli altri: prova a creare delle mappe personali.
     
• Vuoi evitare il pensiero di gruppo? E/ o vuoi proporre molte idee diverse?
  • Prova le tecniche di divergenza e convergenza, come il brainstorming silenzioso, 1-2-4-all, crazy 8s, raggruppamento (affinity mapping)
  • Prova tecniche partecipative come l’Elefante Bianco
     
• Sei pronto ad esplorare diverse prospettive per risolvere i problemi con il team?
  • Prova i sei cappelli per pensare
     
• Rendere più vivaci le Sprint Retrospective con formati che cambiano regolarmente 
  • Prova diversi formati di Sprint Retrospective
     
• Non sapete su quali azioni di miglioramento lavorare? Desiderate il consenso?  
  • Prova i cinque modi per creare consenso

Per saperne di più sulla facilitazione.

La facilitazione permette di guidare persone e team verso obiettivi concordati.

Traduzione dell’articolo originale in inglese sul sito scrum.org.

Che cos’è la facilitazione?

La facilitazione può essere utilizzata per condurre le persone verso obiettivi concordati in modo da incoraggiare la partecipazione, l’appropriazione e la creatività di tutti i soggetti coinvolti. Una sessione ben facilitata può sbloccare l’intelligenza collettiva e svolgere un ruolo importante nel fornire opportunità di progresso e successo alle persone. Una buona facilitazione consente la trasparenza e la collaborazione, crea sinergie e porta al raggiungimento di un obiettivo collettivo.

Un facilitatore svolge un ruolo importante nell’aiutare le persone a comprendere e a raggiungere gli obiettivi condivisi. Lo fa rimanendo neutrale e imparziale. I facilitatori creano un ambiente partecipativo e propositivo in cui le persone si sentono sicure di impegnarsi, imparare e collaborare. Incoraggiano le persone a esplorare prospettive diverse, a sfruttare la diversità e a far leva sulla saggezza collettiva.

Principi di facilitazione

I Valori di Scrum sono il cuore di un Team Scrum professionale e lo guidano nel lavoro, nelle azioni e nel comportamento. I valori di Scrum sono complementari ai principi di facilitazione: partecipativo, sano, trasparente, processo e finalità. Il richiamo a questi principi fondamentali può aiutare i facilitatori a lavorare con i team per raggiungere gli obiettivi in modo collaborativo in diverse situazioni. Questi principi possono anche aiutare i facilitatori a decidere quali abilità e tecniche di facilitazione possono essere appropriate e utili. Questo vale non solo quando si crea un ambiente energico in cui tutto il team è impegnato e concentrato sul raggiungimento dell’obiettivo, ma anche quando le interazioni non vanno come previsto.

Competenze e caratteristiche di un facilitatore

I facilitatori possono provenire da diversi contesti e avere diversi livelli di esperienza. I grandi facilitatori, tuttavia, dimostrano le seguenti abilità e caratteristiche:

Ascolto attivo: un facilitatore ha la capacità di ascoltare attivamente e di concentrarsi completamente su ciò che viene detto e su ciò che non viene detto. Dall’esempio, ispirando i partecipanti a esprimersi pienamente e ad impegnarsi nell’ascolto attivo quando gli altri parlano.

Incoraggiare la curiosità: un facilitatore incoraggia la curiosità e i diversi punti di vista. È abile nel porre “powerful questions”, spesso aperte, per stimolare la riflessione e la discussione.

Risolvere i problemi: un facilitatore è abile nell’applicare tecniche di problem solving di gruppo. Può aiutare il gruppo a definire un problema, a riformularlo in una chiara dichiarazione del problema e a incoraggiare il gruppo a considerare una serie di soluzioni al problema.

Risolvere i conflitti: un facilitatore riconosce che il conflitto tra i membri del gruppo è naturale e, purché espresso in modo appropriato, non deve essere soppresso. Il conflitto deve essere previsto e affrontato in modo costruttivo e rispettoso.

Utilizzo di uno stile partecipativo: un facilitatore incoraggia tutti i partecipanti a impegnarsi attivamente e a contribuire alle attività e alle discussioni, a seconda del loro livello di comfort individuale. Ciò comporta la creazione di un’atmosfera sicura e confortevole, in cui i membri del gruppo siano disposti a condividere i loro pensieri e le loro idee.

Incoraggiare l’apertura: il facilitatore incoraggia il gruppo ad aprirsi alle idee, ai suggerimenti e alle prospettive degli altri.

Empatia e compassione: il facilitatore è comprensivo, consapevole e rispettoso dei sentimenti, delle prospettive o delle azioni degli altri.

Dimostrare leadership: il facilitatore guida un gruppo di persone a raggiungere gli obiettivi collettivi.

Costruire il consenso: il facilitatore è abile nell’aiutare i gruppi a raggiungere un accordo generale.

Gestire il tempo in modo efficace: un facilitatore mantiene la rotta pur consentendo la flessibilità. Si concentra sul raggiungimento dei risultati in un arco di tempo piuttosto che su un’agenda rigida. Una gestione del tempo troppo restrittiva può soffocare conversazioni e riflessioni valide e mirate, mentre una mancanza di gestione del tempo può limitare la concentrazione e i progressi.

Definizione degli obiettivi: un facilitatore comunica lo scopo di una riunione in modo chiaro e conciso. Questo può avvenire definendo un obiettivo generale forte (spesso in collaborazione con il team) invece di concentrarsi su un ordine del giorno rigido.

Comunicare in modo adeguato: il facilitatore comunica in modo efficace, utilizzando un linguaggio chiaro e conciso.

Essere organizzato: la facilitazione non inizia o finisce con l’atto di facilitare un gruppo di persone. Comprende la preparazione e il follow-up delle decisioni prese.

Perché la facilitazione è utile ai team Scrum?

Una comunicazione aperta e rispettosa aiuterà uno Scrum Team a prosperare come team autogestito. Mentre i membri di un team Scrum dovrebbero parlarsi ogni volta che ne hanno bisogno, Scrum assicura punti di comunicazione per il team negli eventi Scrum. Ogni evento ha uno scopo specifico e il team trae vantaggio dall’avere questi eventi facilitati con il risultato desiderato in mente.

Qualsiasi persona del team Scrum può facilitare gli eventi Scrum. Ad esempio, lo Sprint Planning è più efficace ed esplorativo quando qualcuno del team, in qualità di facilitatore oggettivo, sa come inquadrare i problemi per capire in che modo gli elementi del Product Backlog possono essere utili per i clienti. Un Developer può essere la persona ideale per farlo, data la sua familiarità con il prodotto.

Spesso gli eventi Scrum non vanno come previsto. Una buona e leggera facilitazione può aiutare i team Scrum a rimettersi in carreggiata. Per esempio, se lo Scrum Master osserva che il team utilizza continuamente il Daily Scrum come uno status update (reporting al manager) invece che come un’ispezione dei progressi verso lo Sprint Goal, allora lo Scrum Master può aiutare i membri del team a concentrarsi ricordando loro lo scopo dell’evento. Questo incoraggerà i membri del team a spostare la loro attenzione dai task al modo in cui possono collaborare per raggiungere lo Sprint Goal.

Assumere un ruolo di facilitatore è prezioso anche per il Product Owner, soprattutto durante la Sprint Review, quando lo Scrum Team e gli stakeholder verificano i progressi verso il Product Goal, raccolgono il feedback degli stakeholder e adattano il Product Backlog di conseguenza. Se ben fatto, il Product Owner e i Developers possono imparare e ascoltare le diverse opinioni degli stakeholder. Se non lo si fa bene, il Product Owner rischia di ancorare o limitare le informazioni raccolte, riducendo l’efficacia della Sprint Review.

Per saperne di più sulle tecniche di facilitazione degli eventi Scrum

Imparare a facilitare prospettive diverse nei team Scrum

Esplora altri blog e risorse sulla facilitazione da Scrum.org

Altre risorse sulla facilitazione

Ecco altre risorse sulle tecniche di facilitazione e per aiutarvi a sviluppare l’abilità della facilitazione:

• Associazione Internazionale dei Facilitatori – L’Associazione Internazionale dei Facilitatori (IAF) è un’organizzazione partecipativa internazionale che fornisce accreditamento, comunità e formazione sul potere della facilitazione.
• The Grove – facilitazione e facilitazione grafica dal 1977
• Digital Facilitation – il blog di Rachel Smith, eccellente prof di facilitazione grafica digitale
• Liberating Structures – le Liberating Structures sono microstrutture che migliorano il coordinamento relazionale e favoriscono la partecipazione vivace nei gruppi, rendendo possibile l’inclusione di tutti.
• Tasty Cupcakes – un sito web gestito dalla comunità con diversi giochi, tecniche e approcci per la facilitazione.
• Training from the Back of the Room – Formazione basata sui principi della scienza del cervello
• Bikablo – Visualizzare il dialogo e il pensiero
• SeriousWork – Tecniche di facilitazione per l’apprendimento basato sulla pratica

Formazione professionale sulle competenze di facilitazione Scrum

In questo corso di formazione, i partecipanti impareranno a diventare migliori facilitatori per migliorare le interazioni nello Scrum Team, gli stakeholder e i clienti. Si concentreranno su come adottare la facilitazione come atteggiamento e come attivare i valori di Scrum. Gli studenti affronteranno una serie di scenari comuni legati a Scrum applicando diverse tecniche di facilitazione che potranno aggiungere alla loro collezione di pratiche agili. Creeranno e lasceranno il proprio “piano” di facilitazione per migliorare la prossima discussione di gruppo o il prossimo evento Scrum.