Tecniche di facilitazione per gli eventi Scrum

Traduzione dell’articolo originale pubblicato sul sito Scrum.org.

Scrum prescrive eventi per creare regolarità e trasparenza e ridurre al minimo la necessità di altre riunioni. Gli eventi Scrum sono: Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospective e Sprint. Spesso gli eventi Scrum non vanno come previsto. Una buona e leggera facilitazione può aiutare i team Scrum a rimettersi in carreggiata.

Senza una buona facilitazione, gli eventi Scrum possono trasformarsi in riunioni inefficaci:

• Lo scopo degli eventi può non essere raggiunto
• Potrebbero esserci continue interruzioni mentre si parla, oppure persone che non osano esprimersi
• Potremmo sentire sempre le stesse poche voci e perdere l’opinione degli altri
• Gli eventi potrebbero protrarsi oltre i tempi previsti senza creare concretezza
• Si possono perdere le opportunità di collaborare e di progredire verso i risultati desiderati

Questo elenco evidenzia lo scopo degli eventi Scrum, un’indicazione di dove il facilitatore dell’evento dovrebbe concentrarsi e alcuni esempi di tecniche di facilitazione che possono aiutare a guidare un team verso risultati di successo.

Daily Scrum

Scopo dell’evento: i Developers verificano i progressi verso lo Sprint Goal. L’output del Daily Scrum è un piano per la giornata lavorativa successiva.

Focus del facilitatore: creare un’atmosfera in cui il team si concentri sulla qualità, sull’impegno (Sprint Goal) e sulla risoluzione degli impedimenti. Evitare gli “status update”, perché corrispondono a informazione unidirezionale dal lavoratore al manager. Osservare e porre domande quando necessario. Assicurare che il team si concentri sullo Sprint Goal.

Video – Come facilitare il Daily Scrum

Esistono molti modi per facilitare il Daily Scrum. In questa introduzione alla facilitazione di un Daily Scrum, imparerete tre tecniche diverse, con i vantaggi e le sfide di ciascuna. Il team può sperimentarle secondo le proprie necessità e scegliere il metodo che meglio lo aiuta a concentrarsi sui progressi verso lo Sprint Goal, producendo al contempo un piano attuabile per il giorno di lavoro successivo.

Esempi di tecniche di facilitazione:

• Vuoi aumentare l’attenzione allo Sprint Goal durante il Daily Scrum?
  • Provate a usare le “powerful questions”:
    • How to use powerful questions virtually
    • Daniel Stillman: Designing Powerful Questions to help you Coach, Create, Connect and Lead
• Vuoi evitare che il Daily Scrum si trasformi in uno “Status Update”? 
  • Try a Daily Scrum format that emphasizes the focus on the Sprint Goal  
• Il team sta entrando troppo nei dettagli durante il Daily Scrum? 
  • Provate a introdurre ELMO (Enough, L’êtes Move On). – I partecipanti dicono “Elmo” o tengono in mano un pupazzo di Elmo per incoraggiare il gruppo a sospendere la discussione in corso e passare all’argomento successivo.

Sprint Planning

Scopo dell’evento: inizia lo Sprint definendo il lavoro da svolgere per lo Sprint. L’output è uno Sprint Backlog (Sprint Goal + Product Backlog Item selezionati + Piano per realizzarli).

Focus del facilitatore: creare un ambiente collaborativo e trasparente con un obiettivo chiaro. Mantenere il team focalizzato sullo Sprint Goal.

Video – come facilitare lo Sprint Planning

In questo video di introduzione alla facilitazione dello Sprint Planning, imparerete come e quando utilizzare tecniche di facilitazione come il voto romano, la visualizzazione e le “powerful questions”, in modo che il team possa lasciare l’evento con uno Sprint Goal che persegua il Product Goal e un piano iniziale per lo Sprint.

Esempi di tecniche di facilitazione:

• Hai problemi a creare buoni Sprint Goal? 
  • Prova ad usare “powerful questions” per creare Sprint Goal migliori.
     
• Cerchi una struttura leggera per mantenere lo Sprint Planning efficace?
  • Prova il formato a tre argomenti
  • Cinque cose da fare e da non fare nello Sprint Planning

Sprint Review

Scopo dell’evento: ispezionare l’incremento, attraverso il feedback e l’adattamento del Product Backlog, se necessario.

Focus del facilitatore: creare un ambiente coinvolgente, energico e partecipativo. Incoraggiare l’ascolto piuttosto che la reazione. Empatizzare, ascoltare attivamente e costruire una sinergia tra il team Scrum, gli sponsor e gli stakeholder.

Video – come facilitare la Sprint Review

In questa introduzione alla facilitazione di una Sprint Review, imparerete una tecnica di facilitazione che può aiutarvi a trasformare la Sprint Review in una sessione più coinvolgente e collaborativa, in modo da poter raccogliere feedback preziosi dagli stakeholder per determinare i futuri adattamenti del vostro prodotto.

Esempi di tecniche di facilitazione:

• Hai problemi a coinvolgere gli stakeholder e gli utenti durante la Sprint Review?
  • Incoraggiare le persone a interagire con il prodotto
  • Prova il formato Sprint Review Bazaar
  • Prova il World Café Sprint Review
  • Prova 1-2-4-All in Sprint Review

Sprint Retrospective

Scopo dell’evento: lo Scrum Team esamina come è andato l’ultimo Sprint; individui, interazioni, processo, strumenti e definizione di Done. Output: lo Scrum Team si adatta identificando i cambiamenti più utili per migliorare la propria efficacia.

Focus del facilitatore: creare un’atmosfera sicura in cui tutti i membri del team si sentano aperti a partecipare. Ascoltare attivamente ciò che viene detto e ciò che non viene detto. Aprire la parola ai diversi punti di vista. Costruire il consenso e definire chiaramente i passi successivi.

Video – Come facilitare la Sprint Retrospective

In questo video Introduzione alla facilitazione della Sprint Retrospective, imparerete passo dopo passo come guidare il vostro team attraverso una Sprint Retrospective con tecniche quali la Prima Direttiva, il Gioco della perfezione, il Dot Voting e la Affinity Mapping, in modo che il vostro team possa lasciare l‘evento con idee su come migliorare.

Esempi di tecniche di facilitazione:

• Vuoi creare un ambiente sicuro e mettere il team sulla stessa lunghezza d’onda? 
  • Prova a creare un accordo di squadra in modo collaborativo
  • Aumenta la collaborazione tra i team creando empatia con gli altri: prova a creare delle mappe personali.
     
• Vuoi evitare il pensiero di gruppo? E/ o vuoi proporre molte idee diverse?
  • Prova le tecniche di divergenza e convergenza, come il brainstorming silenzioso, 1-2-4-all, crazy 8s, raggruppamento (affinity mapping)
  • Prova tecniche partecipative come l’Elefante Bianco
     
• Sei pronto ad esplorare diverse prospettive per risolvere i problemi con il team?
  • Prova i sei cappelli per pensare
     
• Rendere più vivaci le Sprint Retrospective con formati che cambiano regolarmente 
  • Prova diversi formati di Sprint Retrospective
     
• Non sapete su quali azioni di miglioramento lavorare? Desiderate il consenso?  
  • Prova i cinque modi per creare consenso

Per saperne di più sulla facilitazione.