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In questo articolo, Stefano Milanesi e Fabio Panzavolta, attraverso la loro esperienza da Scrum Master, offrono spunti di riflessione su come colmare il divario tra comprensione teorica e pratica di Scrum e qualche esperimento da provare al lavoro!

Introduzione

Discutiamo un tema che è abbastanza sentito, che abbiamo vissuto personalmente e che ci sta a cuore. Cioè quello di uno Scrum Master che si sente frustrato perché vede che Scrum non sta funzionando all’interno della propria azienda, si rende conto che non sta facendo le cose nella maniera corretta ed ha la volontà di migliorare, di capire, di trovare una soluzione sia all’interno del team che nell’organizzazione.

Comprensione teoricA e pratica di Scrum – Come capire quando Scrum è Scrum?

Come fa uno Scrum Master a capire se quello che si sta applicando in azienda è Scrum Professionale, oppure Scrum meccanico (applicato come una metodologia)?

Prima di tutto partire dalle basi di Scrum, cominciando a capire se quello che si è praticato fino ad ora è Scrum. Questo lo si riesce a capire con una buona conoscenza di base, teorica, da fonti affidabili, corrette. Un po’ tutti abbiamo fatto il fai da te, sicuramente avere delle fonti attendibili, un supporto attendibile, è importante.

Avere un mentore con cui parlare, confrontarsi, che abbia già avuto un’esperienza reale è un altro ottimo passo per maturare una certa coscienza.

Come far capire Scrum all’azienda?

Il passo successivo consiste a far capire Scrum Professionale agli altri, colleghi e azienda, necessario per abbattere certi ostacoli organizzativi e burocratici per praticare Scrum correttamente.

Inizialmente è utile e naturale aggrapparsi ai principi fondamentali di Scrum, non perché siano scritti nella Scrum Guide, ma perché Scrum è uno strumento per rivelare quello che non funziona in azienda. Se si vuole diventare più agili, quindi, ci vuole coraggio.

Prima di tutto bisogna capire che cosa è Scrum e che tipo di problemi aiuta a risolvere, perché se hai un martello e cerchi di usarlo per tagliarti le unghie arriverai alla conclusione che il martello non funziona. Quindi il primo passo è capire che strumento è Scrum e come lo puoi usare.

Comprensione teoricA e pratica di Scrum – Non concedere distorsioni a Scrum

Inoltre è importante non concedere troppe distorsioni a Scrum, perché altrimenti non funziona più. Non eliminare elementi da Scrum, al limite aggiungerne. In questo modo si creeranno dei piccoli conflitti, situazioni nel quale la gente ti chiederà ma perché ti comporti così? Perché ci dici di fare così, eccetera eccetera.

Si creano opportunità per aiutare i colleghi e l’azienda a capire come ci si può migliorare.

La nostra esperienza coincide nel fatto che, in certi contesti, bisogna passare attraverso dei momenti, a volte, difficili. È per questo che non bisogna rimanere soli, è molto importante non rimanere soli.

E incassare il supporto del team e dell’organizzazione.

Scrum è fattibile veramente?

Il messaggio che passiamo in formazione è positivo, è difficile, bisogna avere personalità per stimolare il cambiamento. Si può cominciare formulando domande, perché far domande non costa niente, non ci si mette in pericolo e si stimola la riflessione negli altri.

Un esempio di domanda potrebbe essere : “pensate veramente che siamo agili al 100%?” Sì, no, ma allora cosa possiamo fare per diventarlo? Cominciare a far domande è un buon inizio per cambiare le cose.

Comprensione teoricA e pratica di Scrum – Applicazione meccanica di Scrum, corretto?

Un’altra esperienza vissuta con diversi team è stata quella di trovare persone che erano fin troppo ligie nell’applicazione di Scrum, nel senso che lo applicavano in maniera meccanica. Rispetto stretto di sequenza e durata degli eventi, responsabilità che si trasformano in belle etichette piazzate su ogni persona all’interno del team. Peccato che poi si perde la ragione per la quale si sta facendo tutto questo e ritornare alle basi per capire il perché lo sto facendo è sicuramente il punto chiave.

Come dicevamo prima, fare domande a chi ci sta attorno, ma fare domande anche a Scrum, che può indicarci la direzione da prendere in qualsiasi situazione.

Perché sto facendo questa cosa? Perché questa cosa non funziona? Molto spesso la risposta la troviamo consultando la Scrum Guide, a volte lo troviamo con l’esperienza, quindi provando, facendo esperimenti e ottenendo feedback e risposte che poi ci guidano in qualche modo su quello che è il prosieguo della nostra esperienza.

L’applicazione stessa del framework è decisamente qualcosa di complesso. Un’applicazione meccanica non è corretta e non aiuta se non si capisce il perché si fanno le cose!

Acquisire sicurezza come Scrum Master

Acquisire sicurezza come Scrum Master è una cosa fondamentale per capire come comportarsi. Se io sono sicuro di quello che posso dire (o fare) per stimolare l’uso di Scrum poi posso anche esprimermi in un certo modo e sperimentare, ottenere feedback da questi esperimenti. Gli esperimenti servono per rivelare ciò che non funziona per correggerlo e progredire.

Questo è fondamentale.

Comprensione teorica e pratica di Scrum – Come si applica Scrum?

A volte si cerca di fare tutto subito, per tante ragioni. Procedere in questo modo non aiuta a capire realmente i feedback, perché vengono mescolati. Ho fatto quattro, cinque esperimenti tutti in una volta, per accelerare l’adozione, ma le persone non mi capiscono.

Il segreto (!!) è avere pazienza, la pazienza del giusto o di chi comunque conosce ed applica. Una certa logica iterativa ed incrementale, come ci insegna Scrum.

Rendere trasparente un backlog di impedimenti che impediscono Scrum Professionale, renderlo visibile a chiunque è un primo passo che si può sperimentare.

Molto spesso l’esperienza ci ha mostrato che primi ostacoli sono i più facili da eliminare, poi, man mano che si va avanti i successivi sono sempre più difficili. Capire come come si può progredire è effettivamente l’approccio più proficuo.

Errori tipici nell’applicazione di Scrum

Un errore tipico, osservato sul campo, di chi applica Scrum in modo meccanico è quella delle scorciatoie, per comodità o facilità.

Fare un buon coaching come Scrum Master, rispetto all’organizzazione ed al team, significa fare leva sui valori di Scrum, che ci aiutano ad ottenere tante risposte.

Trovare un “accordo” per lavorare con fiducia, che emerge grazie alla comprensione dei valori di Scrum, facilita tantissimo buona parte del processo di adozione di Scrum.

Evitare l’errore di “dimenticare” i valori Scrum è sicuramente necessario, in qualsiasi contesto.

Spesso usiamo il parallelo con un team sportivo. Se si vuole progredire bisogna farlo in un ambiente di lavoro in cui ci si sente al sicuro. Gli anglofoni parlano di Psychological Safety.

Quando arriviamo in aziende nuove, ci comportiamo in accordo con i valori Scrum e, per questo, siamo percepiti come “diversi”, un pò strani 😊. Un Professional Scrum Master usa i valori Scrum costantemente, questi guidano il suo comportamento in modo tale che sia adatto alla risoluzione di problemi complessi. Leggi il nostro articolo Leading with Values.

È importante essere i primi ad essere strani, stimolare la curiosità per rispondere alle domande e mettere in moto il cambiamento.

Un altro errore classico è quello di fermarsi allo Scrum Team. Invece far capire all’organizzazione, in primis, che non siamo un corpo estraneo ma che lo Scrum Master esiste per una ragione ben precisa (che è quello di generare valore e farlo nella maniera migliore possibile) è importantissimo.

Qualcosa che è basilare per lavorare bene è essere felici. Persone felici, soddisfatte e motivate a raggiungere obiettivi saranno più produttive. Questa è anche la nostra funzione di Scrum Master. Perché questo accada, bisogna che effettivamente le cose siano molto chiare per tutti.

Chiarire, tramite un accordo generale (aziendale) su quelli che sono gli obiettivi del “come facciamo le cose” dovrebbe essere esplicitato, non può essere qualcosa che serpeggia. È molto importante che l’uso di Scrum per lo sviluppo di un particolare prodotto sia dichiarato, perché ci dà la legittimità per praticare correttamente in seno all’azienda.

A volte questa legittimità bisogna prendersela, senza aspettare di essere incoronati!

Questo fa parte della sicurezza che si è acquisita come Scrum Master. Se siete sicuri di voi, allora spingerete di più per ottenere quello che sapete sia giusto fare!

È un po come un allenatore di calcio che sa che se ci si allena in un certo modo con questo tipo di squadra allora puoi vincere. Se hai questa sicurezza poi la trasmetti anche agli altri.

Tutto quello che avviene all’interno di un’organizzazione dovrebbe essere umano centrico quindi, se attendiamo sempre difficilmente riusciremo a cambiare qualcosa.

Agire dando l’esempio e iniziare a fare quello che ci stiamo proponendo di fare perché abbiamo deciso di farlo è probabilmente la mossa migliore che che puoi fare per attuare in maniera effettiva un cambiamento.

Lo Scrum Master aiuta l’azienda, non solo il team.

È importante sottolineare che uno Scrum Master Professionale non aiuta solo lo Scrum Team. Necessariamente deve aiutare anche il resto dell’azienda a capire Scrum.

Direi che aiuta anche i clienti, fornitori, i manager e tutte le persone interessate a capire meglio un approccio diverso alla risoluzione di problemi complessi.

È abbastanza normale, all’inizio, concentrarsi sul team però bisogna anche avere questa forza di volontà di andare a eliminare gli impedimenti che rapidamente emergono al di fuori del team e che bisogna trattare in qualche modo.

Come fare quando ci sono più Scrum Team?

A volte, ci si trova a dover aiutare più team. L’esperienza ci ha mostrato Scrum Master molto scollati fra di loro, quindi poca anche unità di intenti nel nell’andare a fare coaching a livello organizzativo. Quindi, sicuramente, se la tua organizzazione ha più Scrum Team e siete più Scrum Master, parlarsi e cercare di fare emergere successi e difficoltà comuni e sperimentare soluzioni insieme può essere di grande valore.

Come dimostrare che stiamo facendo un buon lavoro come Scrum Master?

Dimostrare che uno Scrum Master ha valore per un team e un’azienda è possibile. Anche se l’apporto è spesso indiretto e non molto visibile.

I fatti devono parlare per noi.

Una cosa molto semplice, evidente a tutti, è quella di dimostrare che ad ogni Sprint lo Scrum Team realizza incrementi “Done”, regolarmente. Secondo Ken Schwaber questo è il miglior indicatore possibile.

Altro indicatore è un team felice, che si diverte al lavoro.

Un buon modo per colmare quel gap fra la teoria e la pratica è quindi quello di misurare quello che stiamo producendo.

Senza voler andare nel dettaglio, ci sono metriche specifiche, grazie ad Evidence Based Management, che possono dare indicazioni precise su quale sia il valore del nostro prodotto.

Quindi fare Scrum bene vuol dire anche innescare un circolo virtuoso che migliora il prodotto e migliora anche noi stessi, come persone, come individui e come team.

Questo approccio empirico non solo sul prodotto ma anche su noi stessi ci permette di adattarci in continuazione a qualsiasi situazione.

Non c’è niente da fare, bisogna lavorare per capire come usare questo strumento che si chiama Scrum. Un pò come quando si vede un martello per la prima volta. A quelli che dicono che il martello non funziona, bisogna chiedere per quale obiettivo lo vogliono usare. Se lo usi per tagliare le unghie, ovviamente il risultato sarà deludente… forse anche un po’ doloroso 😊.

Comprensione teoricA e pratica di Scrum – Conclusioni

Per praticare Scrum Professionale è necessario colmare il divario tra comprensione teorica e pratica di Scrum stesso. E un lavoro continuo, che non finisce mai, in quanto anche Scrum evolve nel tempo, i problemi da risolvere cambiano ed evolvono.

Poco importa la seniority, uno Scrum Master Professionale dovrebbe avere sempre l’umiltà di rimettersi in discussione, imparare dagli altri e, quando richiesto, condividere le proprie esperienze.

Il primo passo rimane comunque la comprensione teorica e, in seguito, un’applicazione pratica perché l’esperienza è alla base dell’apprendimento.

Immersion Training per Scrum Master

Vuoi farti accompagnare nella riduzione del gap tra conoscenza e esperienza di Scrum Professionale? Abbiamo una proposta che stiamo sperimentando. Si chiama l’Immersion training.

Questo formato permette di alternare teoria e pratica in azienda. Il contenuto è uguale a quello della formazione Professional Scrum Master, ciò che cambia è il modo di imparare.

Proponiamo 7 sessioni di mezza giornata (la prima e l’ultima in presenza, le altre a distanza), fra una sessione e l’altra forniamo degli esercizi pratici da svolgere in azienda per mettere in pratica la teoria vista durante il corso.

Nella sessione successiva, prendiamo le esperienze e forniamo feedback su come ti puoi migliorare.

Per saperne di più visita la pagina web dove trovi anche le prossime date e puoi iscriverti se lo desideri!