Scrum e efficacia personale

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Scrum e efficacia personale sono compatibili? In queste ultime settimane ho sperimentato l’utilizzo di Scrum per la mia organizzazione personale. Se avete molte cose da fare, a livello lavorativo o personale, se vi sentite superati dagli eventi allora è possibile che questo articolo vi sia utile. Sono alla settima settimana di sperimentazione.

Questo articolo potrebbe anche essere utile alle persone che non conoscono Scrum perché i principi che spiego e che mi sono applicato a me stesso non sono altro che i principi di Scrum.

Rendere il lavoro da fare visibile

Uno dei fattori di stress per quanto mi riguarda derivano dal fatto che provo a memorizzare tutto. È evidente che ad un certo punto è impossibile e per questo mi aiuto con l’agenda, le note ed i task come tutti insomma. Volevo trovare un modo più efficace per rendere il lavoro visibile ed ho cominciato a riportare su Trello (ovviamente ci sono anche altri strumenti da provare) tutte le mie note, i miei task e le mie idee da esplorare.

Ho organizzato lo spazio con diverse colonne:

  • Modelli: dove memorizzo tutti i modelli di elementi del Backlog per evitare di riscriverli ogni volta. È molto utile per esempio per organizzare una formazione perché ho una check list di 45 elementi.
  • Product Backlog: la lista di tutte le cose da fare
  • Sprint Backlog: la lista di tutte le cose da fare in uno Sprint, nel mio caso una settimana, a volte aggiungo anche dei dettagli nei commenti
  • On Going: è la lista dei lavori in corso. Limito volontariamente ad un elemento questa colonna
  • Done: tutte le cose che ho terminato. Terminato per me vuole dire non avere più niente da fare e quindi dovete ben pensare per voi che cosa vuol dire aver terminato un elemento del Backlog

Ho aggiunto altre tre colonne per tenere traccia dei libri che voglio leggere, che sto leggendo e che ho letto.

Esempio Trello 1
Esempio Trello

Uso codici colore che mi sono utili per capire in quale settore passo la maggior parte del mio tempo e anche per equilibrare bene lo Sprint. Per esempio, tutti gli item che sono in rosso corrispondono ai task amministrativi: se mi rendo conto che la metà di uno Sprint è costituito da item rossi vuol dire che c’è un problema perché questo mi impedisce di creare valore per voi e di fare quello che mi piace di più, cioè studiare e praticare Scrum… come avrete capito!

Ordinare il lavoro da fare

All’inizio avrete solo la colonna Product Backlog con tanti elementi, le altre colonne saranno probabilmente vuote. Ora è il momento di ordinare il lavoro da fare. Utilizzate i criteri che sono più adatti nel vostro caso, come: l’urgenza, l’importanza, il guadagno, eccetera. 

Personalmente ho ordinato con un obiettivo in mente: ogni settimana voglio creare del contenuto di valore, il più piccolo che sia, più altre cose tipo secondarie.

Durata e obiettivo di uno Sprint

L’avete senza dubbio indovinato ora bisogna decidere la durata dello sprint e soprattutto fissarsi degli obiettivi. Ma prima decidete la durata dello Sprint; io ho scelto una settimana e vi consiglio di non superare le quattro settimane.

Una volta fissata la durata cominciate a prendere gli item del Product Backlog dall’alto, immaginando tutto il lavoro che farete nel corso di uno Sprint (quindi nel mio caso di una settimana). Non passate molto tempo in questa attività, un quarto d’ora dovrebbe essere sufficiente anche perché all’inizio vi sbaglierete 😊.

Mi sono fatto un modello di item che mi serve a delimitare uno Sprint e nel quale prendo nota dello Sprint Goal, l’obiettivo che mi sono fissato per la settimana. Questo mi permetterà di portare nello Sprint Backlog gli elementi del Product Backlog che sono coerenti con lo Sprint Goal (e quindi a delimitare un insieme coerente di lavoro da fare).

Modello item
Il modello di item che utilizzo per creare un nuovo Sprint personale. Sostituisco X con il numero dello Sprint e aggiungo l’obiettivo
Esempio di Sprint
Un esempio del mio primo Sprint, con l’obiettivo corrispondente. Fra parentesi vedete il numero di item completati alla fine dello Sprint

Selezione del lavoro da fare nel corso di uno Sprint

Durante lo Sprint, ora che l’obiettivo è chiaro, scelgo nel Product Backlog le cose da fare (in generale lo faccio il venerdì sera, per iniziare il lunedì con la lista già pronta, ma che modifico a volte).

Bisogna tener conto delle proprie disponibilità, pensare anche a liberare tempo per il vostro benessere, che è molto importante! Per esempio, io aggiungo elementi “sport” nello Sprint perché spesso le idee di articoli ed altre idee importanti mi vengono mentre corro e sapete che il cervello è fatto bene e utilizza questo tempo per digerire le informazioni e per metterle in ordine. Fare sport o qualsiasi altra attività che vi fa bene non vuol dire che non state lavorando, il cervello continua a lavorare!

Siete pronti per il vostro primo sprint preparatevi perché sarà pieno di sorprese 😊.

Lo Sprint

Cominciate il vostro ciclo di lavoro prendendo cura di rispettare qualche regola che vi siete fissati. Le mie sono: non più di un elemento alla volta, aver finito vuol dire che non ho più niente da fare su questo elemento e nessuna concessione sulla qualità del risultato.

In questo momento sto sperimentando il time-boxing di certe attività che mi occupano molto tempo, come per esempio la lettura e la risposta alle mail. Quando comincio a trattare le mail avvio il conto alla rovescia di 30 minuti e quando scade il tempo interrompo il lavoro e considero questo elemento del Backlog come terminato. Ho tre elementi nello Sprint Backlog: controllare le mail al mattino, controllare le mail al pomeriggio e controllare le e-mail la sera. Il time-box totale è di un’ora e mezza, ciò vuol dire che a volte finisco in cinque minuti ed altre volte invece arrivo alla scadenza dei 30 minuti e smetto termino l’attività. 

Ogni mattina rileggete l’obiettivo che vi eravate dati per lo Sprint, chiedetevi se siete sempre concentrati a realizzare questo obiettivo! Lo avevate dimenticato? È sempre d’attualità? 

Piccolo consiglio: non cambiate l’obiettivo dello Sprint una volta che lo avete cominciato. Se qualcosa di importante si aggiunge segnatelo nel Product Backlog, se è veramente molto importante mettetelo in alto, lo tratterete nel prossimo Sprint. Non fatevi distrarre dalle novità che spesso possono aspettare la fine dello Sprint.

Fine dello Sprint

Ecco ci siamo, è la fine dello Sprint (quindi della settimana per me). Ora è molto importante prendere il tempo per analizzare il lavoro che è stato fatto e il lavoro che vi resta da fare nella colonna “On Going” e soprattutto se il vostro obiettivo è stato raggiunto o meno! 

Nel primo caso a potete aprire una bottiglia di buon vino e nel secondo caso una bottiglia di birra. E già, bisogna sapere ricompensarsi all’altezza dei propri risultati e immagino che questo tipo di ricompensa vi aiuterà e vi motiverà a raggiungere i vostri Sprint Goal. 

Ovviamente se non vi piace o non potete bere vino o birra, cercate un’altra ricompensa che vi aiuterà e vi motiverà a raggiungere l’obiettivo dello Sprint 😊.

Non abbiamo finito, ora bisogna sapere come migliorarsi nel prossimo Sprint. Prendete un’ora almeno per riflettere a tutte le cose che sono andate bene e a cosa volete migliorare per il prossimo Sprint.

Ad ogni Sprint obbligatevi a trovare un’azione di miglioramento che potete implementare concretamente al prossimo Sprint. Definite in quest’azione i risultati attesi nel corso dello Sprint e verificateli alla fine. Se non lo fate, le azioni di miglioramento non vi serviranno a niente.

Ora che gli elementi che rimangono nella colonna “On Going” e Sprint Backlog sono stati analizzati possono essere spostati nel Product Backlog. Fate la somma degli elementi che si trovano nella colonna “done” per lo Sprint che avete terminato. Questa informazione vi sarà utile più tardi.

È venerdì sera, il mio Sprint è terminato. Questo era l’ultimo item da fare, dopo aver pubblicato l’articolo e aver messo l’item in “done”, vedrò se posso aprire una bottiglia di vino o una di birra!

Fra due settimane pubblicherò un nuovo articolo: come migliorare la vostra prevedibilità personale con un Burndown chart.

Buon week-end!


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